Jak opisać projekt IT i otrzymać jasną wycenę

Zacznij od zadania, nie od technologii

„Potrzebujemy strony” to dobry początek, ale pozostawia wiele pytań. Czy strona ma zbierać zapytania, sprzedawać produkty, czy pozwalać klientom zarządzać zamówieniami? To różne projekty, choć wszystkie mogą działać w przeglądarce.

Przed kontaktem z firmą programistyczną zapisz, kto będzie korzystać z produktu i co powinien móc w nim zrobić. Na przykład: „Klient ma zobaczyć nasze usługi, wysłać zapytanie i dołączyć zdjęcie”. Przy pierwszej wycenie mówi to więcej niż lista języków programowania.

Strona, sklep internetowy, CRM czy aplikacja?

Wybierz najbliższy opis. Nie musisz doskonale znać terminologii.

• Strona firmowa przedstawia ofertę i ułatwia kontakt. Sklep internetowy potrzebuje dodatkowo produktów, zamówień, płatności i zasad dostawy.
• CRM pomaga zespołowi zarządzać klientami, historią rozmów i sprzedażą. System na zamówienie może też obsługiwać zadania, których nie obejmują obecne narzędzia.
• Aplikacja webowa pozwala wykonywać zadania w przeglądarce, na przykład zarządzać rezerwacjami lub korzystać z panelu klienta. Aplikacja mobilna działa na telefonie — na Androidzie, iOS albo obu platformach.
• Chmura i DevOps dotyczą tego, gdzie działa oprogramowanie, jak wdrażane są aktualizacje i jak monitorowane są systemy.

Jeśli pasują dwa opisy, po prostu o tym powiedz. Sklep połączony z CRM to normalna potrzeba. Takie połączenie trzeba jednak omówić na początku, a nie odkryć tuż przed uruchomieniem.

Opisz jeden proces pracy

Wyobraźmy sobie niewielką firmę montażową. Zapytanie przychodzi mailem, ktoś przepisuje je do arkusza, inna osoba przygotowuje ofertę, a kolejna informuje klienta o statusie. To przykład ilustracyjny, nie realizacja Auri.

Dobry brief opisuje kroki, odpowiedzialne osoby i miejsca, w których giną informacje. Potrzeba może brzmieć: „Chcemy mieć wszystkie zapytania, oferty i statusy w jednym miejscu”. Pierwsza wersja może rozwiązać właśnie ten problem, bez jednoczesnego dodawania księgowości, magazynu i aplikacji mobilnej.

Oddziel niezbędne funkcje od pomysłów na później

Przygotuj dwie listy: co musi działać na starcie, a co może poczekać. Wysłanie zapytania może być niezbędne. Program lojalnościowy lub rozbudowane raporty mogą przydać się później.

Nie chodzi o gorszy produkt. Łatwiej wtedy określić pierwszą wersję i porównać oferty. Poproś każdą firmę o wycenę tego samego podstawowego zestawu funkcji, a dodatki wyceń osobno.

Co wpływa na koszt?

Liczba ekranów jest ważna, ale nie określa całej ceny. Dwa podobne formularze mogą wymagać zupełnie innego nakładu pracy: jeden tylko wysyła wiadomość, drugi sprawdza stan magazynu, przyjmuje płatność i aktualizuje kilka systemów.

• Integracje: jakie płatności, CRM, program księgowy lub usługę dostawy trzeba podłączyć?
• Obecne dane: co przenosimy, w jakim formacie i kto sprawdzi ich jakość?
• Użytkownicy i uprawnienia: kto może przeglądać, zmieniać lub zatwierdzać informacje?
• Materiały: czy teksty, zdjęcia produktów i tłumaczenia są gotowe?
• Uruchomienie: czy jest ważne wydarzenie, stara strona do zastąpienia lub przerwa w działaniu, której trzeba uniknąć?
• Wsparcie: kto będzie utrzymywać produkt i jakiej pomocy potrzebujesz po starcie?

Nie ma jednej uczciwej ceny za „aplikację” czy „CRM”. Przydatna wycena wyjaśnia, co obejmuje, czego nie obejmuje i jakie kwestie wymagają jeszcze sprawdzenia.

Skopiuj ten krótki brief

• Nasza firma i klienci: …
• Problem, który chcemy rozwiązać: …
• Obecnie proces wygląda tak: …
• Na starcie użytkownik musi móc: …
• Narzędzia i dane, z których już korzystamy: …
• Oczekiwania budżetowe i ważny termin, jeśli istnieje: …
• Osoba odpowiadająca na pytania i zatwierdzająca prace: …

Możesz napisać „jeszcze nie wiemy”. Brakujące informacje są tematem do rozmowy, a nie powodem, żeby odkładać pierwszy kontakt. Nie przesyłaj w początkowym briefie haseł ani prywatnych danych swoich klientów.

O co zapytać przy porównywaniu ofert

Ustal, co dokładnie otrzymasz, jak będzie pokazywany postęp, co się stanie przy zmianie wymagań i jakie wsparcie jest w cenie. Porównuj te odpowiedzi razem z kwotą. Niższa cena bez migracji danych czy pomocy przy uruchomieniu może dotyczyć innego zakresu prac.

Jeśli znasz już kierunek, zobacz tworzenie stron i sklepów internetowych, oprogramowanie i CRM na zamówienie lub aplikacje webowe i mobilne. Jeśli nie — zacznij od problemu. Omówimy, jakie rozwiązanie może pasować do Twojej firmy.