Jak korzystać z CRM na co dzień

Ustalcie znaczenie poszczególnych rekordów

Praca z CRM zaczyna się od wspólnych definicji. Kontakt to osoba. Rekord firmy zbiera informacje o przedsiębiorstwie. Zapytanie lub lead oznacza początkowe zainteresowanie. Szansa sprzedaży dotyczy konkretnej potencjalnej transakcji. Zadanie to działanie do wykonania.

Nazwy różnią się między systemami. Uzgodnijcie ich znaczenie przed importem danych. Jeden klient może mieć kilka szans sprzedaży. Zamknięcie jednej jako przegranej nie powinno oznaczać usunięcia klienta i całej historii rozmów.

Każde zapytanie potrzebuje opiekuna i następnego kroku

Wyobraźmy sobie dostawcę otrzymującego zapytanie z formularza strony. To przykład, nie opis klienta Auri. Zespół sprawdza, czy klient już istnieje w bazie, zapisuje potrzebę i wyznacza opiekuna. Handlowiec planuje telefon, a po rozmowie dodaje krótką notatkę oraz termin następnego działania.

„Telefon do klienta” mówi mniej niż „Potrzebuje dostawy w październiku; we wtorek wysłać specyfikację”. Zapisuj informacje potrzebne w pracy, bez zbędnych danych wrażliwych. Brak kolejnego działania jest sygnałem, by sprawdzić, czy zapytanie nadal jest aktualne.

Wprowadź prostą codzienną rutynę

• Zaczynaj od zaległych i dzisiejszych zadań, nie od przeglądania całej bazy.
• Sprawdź nowe zapytania i osoby odpowiedzialne za ich obsługę.
• Po rozmowie zapisz wynik, zanim umkną szczegóły.
• Zmień etap sprzedaży dopiero po spełnieniu ustalonego warunku.
• Na koniec dnia sprawdź, czy otwarte szanse mają następny krok i termin.

To propozycja organizacji pracy, nie obowiązek raportowania każdego kliknięcia. Wymagaj tylko danych rzeczywiście wykorzystywanych przez zespół. Jeśli pracownicy stale pomijają pole, najpierw zapytaj dlaczego.

Oddziel etap sprzedaży od zadania

Etap opisuje sytuację handlową. Zadanie mówi, co zrobić dalej. „Oferta wysłana” może być etapem, a „Zadzwonić w piątek w sprawie oferty” — zadaniem. Ich mieszanie utrudnia czytanie lejka sprzedaży.

Przykładowo Pipedrive pozwala powiązać działania, takie jak telefon czy spotkanie, z odpowiednimi rekordami. Dokładne przyciski zależą od wybranego systemu. Dokumentacja działań w Pipedrive.

Najpierw zaimportuj małą próbkę

Zachowaj niezmienioną kopię danych źródłowych. Usuń oczywiste duplikaty, uzgodnij nazwy pól i sposób rozpoznawania istniejących klientów. Zaimportuj niewielką próbkę. Sprawdź kontakty, opiekunów, daty i powiązania między rekordami.

Wymagania zależą od platformy. HubSpot opisuje osobno formaty plików, nagłówki kolumn i identyfikatory do aktualizacji rekordów. Sprawdź aktualną instrukcję swojego CRM, zamiast zakładać, że każdy arkusz będzie pasował. Wymagania importu HubSpot.

Usprawniaj proces razem z zespołem

Zacznij od jednego procesu i małej grupy. Zapytaj, które zadania trudno znaleźć, gdzie dane wpisuje się dwa razy i jakie powiadomienia są ignorowane. Usuń te przeszkody przed dodaniem automatyzacji. Ustal, kto odpowiada za pola i uprawnienia.

Jeśli zapytanie ma stać się wyceną, zleceniem i wizytą serwisową, sam lejek sprzedaży może nie wystarczyć. Potrzebne bywają integracje lub indywidualny system. Auri tworzy CRM-y dopasowane do takich procesów. Pokaż nam jeden scenariusz bez prywatnych danych, a omówimy zakres pierwszej wersji.

Co dalej

Tworzenie CRM na zamówienie · Porozmawiajmy o Twoim procesie

Jak wybrać CRM dla małej firmy

CRM dedykowany czy gotowy: co wybrać?